公司发文规范要求

物管〔2006〕21号 签发人：

关于调整与规范公文发布的试行通知

各部门、管理处：

随着公司组织架构调整，现对公司公文发布进行调整与规范，具体要求通知如下：

一、发文类型

（一）公司级发文及部门发文；（见附件3-4） （二）管理处通知、公告；（见附件5）

（三）各类会议纪要（含公司、部门及管理处工作例会、专题会议与研讨会）；（见附件6-7）

（四）内部调令通知、工作安排通知；（见附件8-9） （五）对外业务函；（见附件10） （六）对外传真文件。（见附件11） 二、发文权限

（一）行政人事部负责公司公文、行政人事部公文的发布； （二）各部门负责本部门公文的发布；

（三）各管理处仅负责小区内通知、公告等，目前暂不给予正式公文发送权限。

三、发文格式规范说明

（一）公司级发文及部门发文：

1．文件红头统一使用“上海景瑞物业管理有限公司文件”； 2．需编制发文字号并注明签发人。公司级发文一般由总经理签发，部门发文经部门主管领导审批后由分管领导签发。

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（二）各管理处通知或公告：须注明张贴截止日期，并及时收回处理。

（三）各类会议纪要：

1．各单位定期召开的工作例会，红头名称为：景瑞物业管理公司×××(此处填写部门或管理处名称)工作例会纪要。需编制发文字号并注明签发人。

2．临时召开的专题会议或其它研讨会，红头名称为：×××(此处填写专题会或研讨会议题名称)会议纪要，不需编制发文字号，仅注明签发人即可。

3．签发人一般为会议主持人。

4．内部调令通知、工作安排通知：

（1）内部调令通知 发：主管部门、调出单位、调入单位、行政人事部、财务部、调动人员；（2）工作安排通知 发：安排所在部门、行政人事部、财务部、安排人员。

注：行政人事部负责公司人员的调动与工作安排。 四、注意事项

（一）公司已对各单位发文字号进行统一编制，（详见附件1），发文单位须严格按要求编号，并填写《发文处理单》（见附件11），由各部门主管领导审批完毕后，方可进行发布；须将公文原件一起存档。并即时送档案。公司发文由公司统一存档，部门发文由部门统一存档，均随时备查。

（二）各部门、管理处应指派专人为兼职秘书，兼职秘书要熟悉掌握公司公文处理规定，由行政人事部对公文进行复审，发文时要确保公文结构严谨、语句通顺、格式规范。（发文格式注意事项提要见附件2）

以上规范要求若有疑问请咨询行政人事部***。 特此通知。

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附件：1.各单位发文字号列表 2.发文格式注意事项提要 3.公司级发文格式范例 4.部门发文格式范例

5.管理处通知、公告格式范例 6.工作例会纪要格式范例 7.专题会议纪要格式范例 8.内部调动通知格式范例 9.工作安排通知格式范例 10.对外业务函格式范例 11.对外传真文件格式范例 12.发文处理单

二○○六年十月二十三日

主题词：公文 规范 通知 抄送：公司领导。 物业管理有限公司 2006年10月23日印发

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附件1

各单位发文字号列表

公司及部门发文字号 名 称 公 司 品质管理部 项目管理部 商 业 部 财 务 部 行政人事部 内部调令及工作安排通知发文字号 名 称 公 司 内部调令通知发文字物管调 工作安排通知发文物管安 公文发文字号 物管 物管质 物管项管 物管商 物管财 物管行政 会议纪要发文字号 物管公司纪 物管质纪 物管项管纪 物管商纪 物管财纪 物管行政纪 管理处会议纪要发文字号及通知（通告）要求（举例说明） 无公文发送权限，仅限小区张贴通知、公告 ****** 4

附件2

发文格式注意事项提要

一、发文编号序号不编虚位（即1不编为001），如“景物管行政12号”，即12前不加0。

二、“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后有3号楷体字标识签发人姓名。

三、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

四、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。在正文下空１一行左空２字用３号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：１．××××××××”）；附件名称后不加标点符号，附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

五、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期使用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

六、“主题词”是3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号仿宋体字；词目之间空一字，不用标点符号。

七、公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间隔用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

八、页面设置：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。

九、正文的行距为固定值28磅，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

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附件3：公司级发文格式范例

物业管理有限公司文件

物管〔2006〕4号 签发人：

关于成立***管理处及***等

任命的决定

各部门、管理处：

经公司研究，决定： 一、 成立****管理处； 二、 任命***为***管理处副经理，全面主持管理处工作。 三、 任命***为***管理处*副经理。 四、 任命品质管理部保安经理***兼任***管理处副经理。 五、 任命***为***管理处保安主管，免处其***管理处保安

主管职务。 特此决定。

二○○六年八月十六日

主题词：管理处 成立 任命 决定 抄送：公司领导 *****物业管理有限公司 2006年8月18日印发

附件4：部门发文格式范例（以行政人事部为例）

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物业管理有限公司文件

物管行政〔2006〕2号 签发人：

关于加强部门负责人外出管理的通知

各部门、管理处：

为使公司及时掌握部门负责人外出情况，便于公司各项工作的安排、调整，现对部门负责人外出时应注意事项通知如下：

1、各部门负责人如需要外出离开公司，须提前将外出原因、时间、前往地点、行程安排报主管领导批准后，由公司行政人事部备案；

2、部门负责人离开公司，必须将部门工作安排好，并指定临时负责人代理其工作。

特此通知。

二〇〇六年八月十八日

抄送：公司领导。 ****物业管理有限公司 2006年8月18日印发

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主题词：外出管理 加强 通知

附件5：管理处通知、公告格式范例（以******管理处为例）

物业管理公司***管理处

通知（或公告）

主送单位名称:

正文内容××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××。 特此通知。

****物管有限公司

***管理处

二〇〇六年八月十七日

附件6：工作例会纪要格式范例（以行政人事部为例）

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物业管理公司行政人事部工作例会纪要

物管行政纪〔2006〕3号 签发人：

时 间：2006年XX月XX日下午 5:00-6:30 地 点：公司大会议室 主 持： 出 席： 记 录：

现将主要内容纪要如下：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××。

会议纪律通报：

本次会议纪律良好，无响铃和接听手机现象。

二○○六年八月六日

主题词：工作例会 纪要 主送：部门全体员工。 抄送：公司领导。 ***物业管理有限公司 2006年8月6日印发

附件7：专题会议纪要格式范例

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公司工资体系调整研讨会议纪要 签发人:

时 间：2004年9月17日 14:10-16:30

地 点：公司会议室 主 持： 出 席： 记 录：

本次会议围绕行政人事部***副经理《工资调整意见》的提案；与会人员针对《意见》的修改阐述了自己的看法；***总对提案提出了四点修改意见。会议纪要如下：

一、***简要介绍了《工资调整意见》提案（略）； 二、与会人员进行讨论：

×××××××××××××××××××××××××××××××。 三、***总针对工资调整意见如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××。

二〇〇六年八月十七日

主题词：市场拓展 意见 会议纪要 抄送：公司领导。

附件8：内部调动通知格式范例

***物业管理有限公司 2006年8月17日印发

内部调动通知

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物管调〔2006〕12号

因工作需要，经研究决定：

将 *** ，由 ***管理处 调至 ***第一管理处 ，岗 位： 保安主管 ，从 2006 年 8 月 18 日起执行。

特此通知。

****物业管理有限公司

行政人事部

二○○六年八月十五日

发：品质管理部、***管理处、***第一管理处、行政人事部、财

务部

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送：档案室

附件9：工作安排通知格式范例

工作安排通知单

物管安〔2004〕44号

***第一管理处：

经研究决定，*** 安排在你部门工作，岗位： 工程主管，报到时间： 2006 年 8月 11 日，考勤从 2006 年 8月 11 日起计。员工编号： 75 身份证号码： ****************

****物业管理有限公司

行政人事部 二〇〇六年八月十日

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发：***第一管理处、行政人事部、财务部 送：档案室

附件10：对外业务函格式范例

物业管理有限公司

业 务 函

主送单位：

正文内容×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

***物业管理有限公司 二〇〇六年八月十一日

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附件11：对外传真文件格式范例

公司LOGO

****物业管理有限

电话： 传真：

地址：

公司

收件人： 发件人： TO： FROM：

联系电话： 联系电话： TEL： TEL： 公 司： 页 数：

COMPANY： TOTAL PAGE： 关 于：

SUBJECT： 抄送：

□紧急 □请审阅 □请批注 □请答复 □请传阅 正文

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附件12：发文处理单

***物业管理有限公司 发 文 处 理 单

签发： 总经理审批： 公司分管领导审阅： 部门经理审阅： 文件（稿）标题 文件编号 主送单位 抄送单位 拟 稿 打 印 盖 章 受文时间

主 题 词 印 数 初 审 校 对 审 定 归 档 发文时间 15