公司物资申请、采购、合同管理流程

目录

1、日常采购流程 ......................................... 2 2、出库流程 ............................................. 4 3、项目合同，验收报告管理流程 ............................ 5 3、报名费、投标保证金管理流程 ............................ 6

1、日常采购流程(付款流程，财务直接付、询价分类、特殊采购，帮客户购买）

采购 供应商 采购合同 存档 填写《入库登记表》签订采购合同

产品到货后 批准 人力行汇总《采购申行政部 填写《采购申 请表》 相关部门 签否 审批 公司领导 关联流程 第一步；相关部门将需采购产品填入《采购申请表》提交给人力行政部门，大件物品需先提交到区域项目经理审核，然后再提交至人力行政部门； 第二步：人力行政部门汇总《采购申请表》,金额在1000元以上的需要报公司领导审批；

第三步：领导批准后，与供应商直接进行价格的谈判（与3家以上供应商询价），人力行政部门与供应商签订采购合同；有固定采购渠道需要每半年向其他商家询价一次。

第四步：人力行政部应及时将《采购申请表》与采购合同存档。 第五步：采购产品到货后，需到仓库填写《入库登记表》。 项目部采购注意事项：

1、各项目负责人结合项目实际情况提前做好办公用品采购计划、包括数量和种类，每次申请时多做一点预算。

2、申请流程：项目负责人提前写好附件1《办公用品申请表》，具体格式参照附件2《办公用品申请清单》，发送至 。

3、申请办公用品及发货时间：每周一到周五下午14:00之前申请的货物会当天发货。周一到周五下午14:00之后申请的货物会在第二天发出。周末收到的申请表，会统一在下周一发出。

4、每月28日和29日公司库房盘点，30日整理库房，请大家尽量避开这些天申请办公用品，如有收到申请的货物都会统一次月1号发出。

备注：包括日常储备

2、出库流程

出库 其他部门 填写《物品 填写《出库登记表》 快递下单并填写《快物资准备（发 汇总《采购申行政部 填写《采购申 产品到货快递收货 人力行请表》 生产部门 快递 关联流程 第一步；生产部门将需采购产品填入《采购申请表》提交给人力行政部门，办公室人员填写《物品领用表》； 第二步：人力行政部门汇总《采购申请表》，到仓库准备物资以及发货同行单，网上下单，通知快递收货； 《快递发送记录表》 第三步：行政人员填写《出库登记表》； 第四步：行政人员把快递单号截图在QQ群内，通知收货方，并填写《快递发送记录表》；

第五步：寄合同，发票等重要文件需通知收件方，并且电话确认是否收到，督促跟进合同盖章后寄回公司，并在《快递发送记录表》在相应的备注。

3、项目合同，验收报告管理流程

项目合同，验收报告 生产部 人力行政部 甲方 公司领导 关联流程 合同，验收报告 签收合同， 签收合同， 登记《合同，验收 报告签收表》 登记《合同，验收 在《移交清单》上签字 人力行报告、中标通知信将合同，验收报告合同验收报告存档 第一步；生产部门或甲方或公司领导将合同、验收报告提交给人力行政部门； 第二步：合同移交和借阅时，双方需要在移交清单上签字确认；

第三步：标书专员及时领取中标通知书，将合同、验收报告、中标通知编号、扫描，每月底将行政合同、验收报告，中标通知发给部门经理；

第四步：行政人员登记《合同，验收报告，中标通知信息登记表》；

第五步：行政人员将处理完的合同验收报告分类存档。

第六步：标书专员每月底汇总标书、合同、验收报告的回收情况，并根据行政前台统计的《快递发送记录表》进行复核，统计出目前标书、合同、验收报告的回收情况记录表，月底发送给部门经理，配合行政前台做好催促跟进工作。

3、报名费、投标保证金管理流程

报名费、投标保证金 采购单位 第三方 人力行政部 财务 公司领导 关联流程 政府发布招 登记《政府采 招标信息 标采购信息 报名费、投 报名 保证金 标保证金 审批 人力行汇总标书《标书、 合同 转款 领款

第一步；人力行政部每月不定时在政府招标采购网上收集相关招聘信息，汇总登记在《政府投采购信息表》里，每月底发给部门负责人：追踪 投标标保保证金退第二步：根据政府采购信息表筛选需要投标的项目或者领导告知的投标项目，人力行政部申请报名费以及投标保证金；

回情况，并第三步：行政人员拿着已经通过的票据到财务部领取现金或者通知财务转账；

第四步：行政人员到相关机构报名，行政人员汇总《标书、保证金统计表》,每月底发给部门负责人。

第五步:行政人员关注合同情况，在投标后一个星期内追踪投标保证金退回情况，并填入《标书、保证金统计表》，移交给财务部。

附件：

成都开方数据科技有限公司行政日常工作

附件1

办公用品申请表 序号 产品名称 品牌/规格 单位 数量 1 申购原因 申购项目 A5网袋 网格 申购人 个 1 申购时间 附件2

办公用品申请清单 序号 产品名称 品牌/规格 单位 数量 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 A4信封 小信封 大信封 A4透明袋 A5网袋 A4网袋 A4牛皮纸纸袋 抽杆夹 尺子 文件夹 文件盒 得力长尾夹32mm 得力长尾夹41mm 得力长尾夹51mm 得力长尾夹15mm 得力长尾夹19mm 3联收据 差旅费报销单 网格 网格 拉杆夹 双夹 32MM 41MM 51MM 15MM 19MM 个 个 个 个 个 个 个 个 把 个 个 盒 盒 盒 盒 盒 本 本 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 费用报销单 出库单 入库单 领款单 借支单 现金出库单 现金日报表 凭证粘贴单 收款凭证 小笔记本 中号笔记本 大筒缝纫机油 缝纫机油 计算器 医用胶布 双面胶 鸿盛封口胶 小透明胶 鸿盛（大） 本 本 本 本 本 本 本 本 本 本 本 个 个 个 卷 卷 卷 卷 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 胶水 回形针 大头针 口罩 创可贴 插线板3cm 插线板5cm 百雀羚甘油75G 南韩黄胶棒20G U盘金士顿 U盘金士顿 印油 主板纽扣电池 松下电池 小型弹簧斜口钳 大型弹簧斜口钳 大型钳子 小剪刀 3CM 5CM 16GB 2GB 带弹簧的小型 带弹簧的 不带弹簧 个 盒 盒 盒 盒 个 个 瓶 支 个 个 瓶 个 个 把 把 把 把 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 小刀 美工刀 美工刀（刮错） 吹灰器 起钉器 美工刀片 指套 宝塔式装订线 手动装订针 春城订书针 得力后层订书钉 得力订书针 得力订书机 乒乓球沾水盒 海绵湿手器 标签纸 便利贴 白板笔 小 把 把 把 个 个 个 个 个 根 盒 盒 盒 个 个 个 张 个 个 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 修正液 得力橡皮擦 晨光中性笔芯 铅芯（金刚） 天卓铅笔 按动中性笔芯 按动中性笔 真彩中性笔 真彩中性笔芯 天骄铅笔 天骄铅笔芯 4B铅笔 红笔 红笔芯 记号笔 网线 电源线 A4复印纸 晨光 金刚 天卓 按动 按动 真彩 真彩 天骄 天骄 天章乐活 个 个 支 支 支 支 个 个 支 支 支 支 支 支 支 根 根 件 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 16K复印纸 B5复印纸 电钻 钻头 扩音器 棉花 工作牌 工作牌带子 橡皮筋 色带 打包带 毛巾 台卡 烟 泸州老窖 台式硬盘2T 希捷硬盘 光盘套 真谛 春城 件 件 个 根 个 个 个 个 袋 支 袋 张 个 条 瓶 个 个 个 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 铼德光盘 蓝光光盘 新时代光盘 索尼光盘 清华同方 打码机 打码油 新硒鼓701 新硒鼓303 新硒鼓1018 新硒鼓5200 新硒鼓1108 新硒鼓1606 旧硒鼓1020 旧硒鼓388A 旧硒鼓5200 旧硒鼓1018 旧硒鼓701（加粉） 档案及 701 303 1018 5200 1108 佳能 1020 388A 5200 1018 701 张 个 张 张 张 个 个 个 个 个 个 个 个 个 个 个 个 个 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 缝纫机线 浆糊 垃圾袋 大褂L 大褂M 大褂S 大褂XL 大褂XXL 编织袋 指纹机 搓纸轮 键盘 鼠标 键盘鼠标 鼠标垫 吹风机 五千年中性笔 五千年中性笔芯 L M S XL XXL 个 个 卷 件 件 件 件 件 个 个 个 个 个 套 张 支 支 145 146 147 148 149 150

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