2.如何提高工作效率及行程会议安排

高效率的档案管理技巧

1. 档案归档的方法

 按性质内容分类  按名字分类  以顺序排列  以颜色分类  以编号分档  依地理位置分文件  依日期顺序归档

2. 档案管理的原则

理想的档案管理原则是：正确、简明、经济及富有弹性，兹分别简述如下：

（1）正确：

良好的档案管理，是希望能做到调阅某一档案时，就能迅速地找到，因此档案的分类及存放要正确，取用后归档也要正确地放回原处，不可紊乱。

（2）简明：

档案管理须力求简单明了，其分类也要简明，放置的位置及使用的方法，让公司里的有关人员都能清楚与了解，使上司或其它同事也随时可取用参考。

~ 16 ~ 秘书课程 2. 如何提高工作效率及行程会议安排

（3）经济：

档案管理人员的多寡，视实际需要而定，不宜太多，以节省开支；档案所占的位置愈小愈好，以免浪费空间，因此档案要确定。保存年限，适时的销毁 (即处理掉) 清理已失时效者。

（4）富有弹性：

档案在分类上立案上要富有弹性，以商应业务的扩充或临时的变动。如以人事的档案为例，若机关或公司规模小，人事十分单纯，分类就不必太精细，而公司扩充人员增加后便须详细划分，分为任用、训练、考核、薪资、升迁、请假、退休、辞职等类。

3. 档案的重要性

（1）处理业务的参考：

一个机关或公司的档案，可以供业务承办人员在处理业务时作为了解案情及立意遣词的参考或援引；以期在业务处理上不会发生矛盾分歧的现象，回复信件也不致于重复。

（2）可作为法令的依据：

一个机关或公司业务的计划与施行，必定要牵涉到许多国家的法令或公司本身的规章或会议的决议，而法令、规章、会议记录，都是公司档案的一种，所以档案可作为法令的依据。

（3）可作为了解机关或公司历史的参考：

介绍一个机关或公司的概况，必须要叙述其沿革，以见其发展的轨迹与成就，而要真切地了解其沿革，惟有参考其档案，以获得正确的资料。

~ 17 ~ 秘书课程 2. 如何提高工作效率及行程会议安排

（4）可作为研究时的参考：

一个机关或公司的档案，是研究时最直接最正确的原始资料，撰写公司有关的学术报告或业务报告，必须要运用档案。

此外，一个机关或公司的档案，其中必定有些秘密性的，如果档案的管理妥善完美，就能达到保密的功用，否则管理失当，甚至发生丢失档等情事，因而泄漏了公司的秘密，使公司的业务遭遇到重大的障碍或损害。

4. 档案管理应注意之细节

A) 待处理事项之文件在未归档前应如何整理﹖

 待办事项文件

 今天  未来

 特定日子  不特定日子

B) 传统所谓“档案”之外一些特殊的档案：

 待归档

1. 初步分类 – 分大檔

2. 分二类 -- 百分之百确定需要归档 / 不确定是否要归档 3. 分二类 -- 紧急 / 不紧急  待读档  工作流程文件

 参考档 : 依据 工作内容 / 行业 / 兴趣  名片檔  剪报档

C) 如何追踪被调阅的文件﹖ D) 如何管理储存在计算机内的档案

~ 18 ~ 秘书课程 2. 如何提高工作效率及行程会议安排

如何为上司与自己管理时间

1. 如何提高效率

（1）例行性工作与执行性工作处理程序

 如何计划  优先级

 Follow up System 的建立 （2）拆阅信件的程序 （3）向上司报告的方法 （4）交件呈送上司的方法 （5）如何善用他人的时间 （6）一心二用

（7）PERT (工作进度评估术) （8）提高工作效率的办公室文具

2．一些建议

（1）每日列出“应做事项”及排列优先级。 （2）每星期做全周工作计划。 （3）设定预计工作完成时间。

（4）在工作空档，计划全日尚未过完时间 (弹性)。

（5）如发现自己在拖延，问自己逃避何事，将大计划分数个小工作，个个击破。 （6）减少无生产力的活动，如闲聊等。 （7）保持座位整齐、有秩序。

（8）每件物品及文件均有定位，可立即找到使用。 （9）学习拒绝的技巧。

（10）保持每日最有生产力的时间作有创意性的工作。 （11）询问专家意见以减少时间的消耗。 （12）学习说“不” （13）一日之计在于晨 ~ 19 ~ 秘书课程 2. 如何提高工作效率及行程会议安排

3. 时间浪费到那裹去了﹖

 突然来访的客人

 没有目标或临时召开的会议  杂乱无章  过分投入  办公室的琐碎事务  不合作的人(包括自己)  拖拖拉拉  看太多电视  赖床(而你该起床时)  完美主义  担忧  唠叨  犹豫不决  不必要的愧疚感  瞎忙  广告邮件  胡思乱想

 为没作的事懊恼 (要是我曾…..)  抗拒改变

 计算机游戏 (当你该用计算机工作时)  看不必要的刊物或杂志  回避难题

 事必躬亲而不委托别人  不必要的电话 ~ 20 ~ 秘书课程 2. 如何提高工作效率及行程会议安排

4. 面对改变

分析自己如何花费时间时，不妨自问：  我的生活均衡吗？

 我是否让不必要的干扰占据我大量的时间呢？  我必须接的电话有几通﹖必须打的又有几通？  我可以袪除那些活动，好为自己省下时间？

 我是否将事情分派给别人做？如或不然，我该怎么作才能节省时间？  我做那些事情必须更有效率，才能够有效的运用时间呢？  我是不是看太多报章杂志？

 我是不是依照事情的重要性去做事，还是我常听任自己分心，不去做

真正重要的事？

 我可以如何改变，好为自己每天都节省更多的时间呢？

5. 订定目标

 目标应与你的抱负、梦想及个人的人生任务相关  可以实现的目标包括下列三要素：  这目标必须切合实际  这目标必须可以达成  你必须愿意做必要的牺牲  写下目标  如何实践目标

 目标应和你亲近的人一致  下定决心

 每个目标都有期限,  各个击破 ~ 21 ~ 秘书课程 2. 如何提高工作效率及行程会议安排

 注意路障 (犹豫不决、拖延怠惰…..)  将目标放在第一位  要有热忱

 与别人分享你的目标  近程与远程目标兼备  坚决,肯定  想象成功的画面

 要有充裕的时间去达成目标  要物以类聚

6. 你如何处理下列文件

（1）顾客寄来的一封欲订购产品的信件。 （2）下周三公司经理会议通知。

（3）一本公司订阅的杂志，内有两篇文章，你想详细阅读，但目前没空读。 （4）购买文具后所取得之。

（5）某研究机构寄来有关人事方面之问卷表。 （6）上司交下一份下月份开会之资料。

（7）一封要立即回复的信，但你有更急的事要先办。

（8）收到新书出版广告，你想订购几本，但目前尚无法决定。 （9）一张结婚喜帖 ( 下星期六宴客 )。

（10）外贸协会寄来之调查表，你必须从其它几个部门获取足够资料，才能填写。

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7. 基本思考过程

任 何 事 情

否 必 需 做 吗 ？ 拒 绝 做

(值得做吗？) 是

否 需亲自做吗？ 授权别人做

是 否 延 迟 做 应立刻动手吗？

是 如 何 做 寻 求 支 援 不知道 马 上 做 ~ 23 ~ 秘书课程 2. 如何提高工作效率及行程会议安排

行程安排技巧

1. 行程的安排

（1）事前准备：

 了解旅行社的特质  日期、时间

 交通工具、路线

日程表

 住宿安排

( 注意事项：各地办公习惯假日 )

 抵达目的地行事表  出国证件

 携带用品、资料、公司的信封、信纸、名片  各地联络电话、电报

（2）出发当日：

 车辆安排

 检查有无遗漏的东西  送行人

（3）出发后：

 与上司代理人配合  来往信件处理  办公室例行的工作

（4）回来后：

 出差报告  出差费用核报 ~ 24 ~ 秘书课程 2. 如何提高工作效率及行程会议安排

2. 为上司做行程的安排

（1）资料的搜集

（2）旅游中必备用品 (参考用) CHECK LIST

 飞机票 (火车票)  旅馆订房确认  行程表 (附件一)

 费用 (旅行支票、信用卡等)  旅行支票、信用卡、号码明细  费用填报表  名片  旅游证件

 办公室资料／档案 (副本)  办公室文具

 商业旅游中拜访客户有关资料  阅读资料  其它

（3）即将走前 CHECK LIST

 通知要在你的上司离开前必须见他的人  弄清楚谁是上司的代理人  上司离开期间会议／活动的安排  上司私人信件，事务的交待  请转达的特殊信件

 将上司带走的档案做一记录 ~ 25 ~ 秘书课程 2. 如何提高工作效率及行程会议安排

（4）离开期间 CHECK LIST

 回例行的文件／信件

 无法先回的文件／信件，先通知对方已收到文件／信件，等待上司回来再做答复  电话留言记录  安排上司回来后的约会  来往信件分类，记录

（5）上司回来后，Follow-up 的工作

 处理上司带回来的资料／档案  电话、信件分类交与上司  填报费用  旅游报告  Follow up 信件  行李清关

~ 26 ~ 秘书课程 2. 如何提高工作效率及行程会议安排

ITINERARY MR.A.B.CHANG

May 1 12：50 PM CX431 leaving Taipei 14：20 p.m. arriving Accommodation： Mandarin hotel ( add： tel.： ) May 2 10: 00 AM Visiting ABC company ( person： ) ( add： tel.： ) May 3 8: 00 AM Breakfast with client ( name： co.： ) ( location： ) 11: 00 AM EG231 leaving 15: 00 PM arriving Tokyo Accommodation： May 4 10:00 AM Meeting with……….. . . . .

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会议管理技巧

每一位秘书／助理人员都能成为安排会议与活动的专家。 了解会议／活动的宗旨与目的

设计流程 ( 控制人、事、时、地、物 ) 执行与协调 检讨与跟催

1．会议 ( 活动 ) 的种类

（1）以性质分

定期／不定期、例行会议、公司内部会议、经销商会议、会员会议

（2）以功能分

解决问题／讨论会、教育训练、准备信息、收集信息、动脑会议、沟通情况

（3）以人数分

5人─10人 小型会议 50人─100人 中型会议 100人─500人 大型会议 500人以上 超大型会议

（4）以地域分 ( 开会的地点 ) 公司内召开 在国内召开 在国外召开

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时间进度表／职责分配表 ( 范例 )

会议／活动名称： 会议／活动性质：200人国际性科技研讨会 (国外100人，国内100人) 会议／活动日期：1994年11月15日-19日 2月底以前： 成立筹备委员会及秘书处 执行者 设定主题 学术组 邀请VIP讲者 学术组／秘书处 宣传、工作开始 宣传组 ─海报 ─通告 经费筹募开始 财务组 接洽饭店／餐饮／交通 接待组 堪察场地 场地组 3月─6月： 宣传工作 宣传组 经费筹募／制定预算 财务组 发出海报／通告 宣传组／秘书处 接受报名 注册组 确定参与VIP 学术组 论文审核 学术组 决定初步议程 学术组 与协力厂商签约 接待组／场地组 设定翻译者／节目主持人 学术组／节目组 续下页 ~ 29 ~ 秘书课程 2. 如何提高工作效率及行程会议安排

7月─10月： 宣传工作 宣传组 经费／预算控制 财务组 制作最后确定议程／节目 学术组／节目组 继续接受报名 注册组 制作论文摘要集 宣传组／学术组 决定场地布置细节与视听设备需求 场地组 制作现场所需工作检索明细 秘书处 与协力厂商确认细节 秘书处 确定一切VIP安排11月1日-14日： 确定一切细节 秘书处 做好确认工夫 筹备委员会／秘书处 沙盘演练 筹备委员会／秘书处 会议后／活动后： 结帐 财务组／秘书处 会议记录／活动纪实 学术组／宣传组 致谢函 ( VIP ) 宣传组／秘书处 甚至跟催工作 (可另拟一明细) ~ 30 ~ 秘书课程 2. 如何提高工作效率及行程会议安排

工作检索明细 ( 范例 )

场地： 交通是否方便 是否靠近机场 是否有出租车／其它交通服务 是否有足够停车位 附近是否有地方特色 是否便于购物 是否有休闲设备 是否有餐饮服务 是否有邮局 是否有银行 安全性可好 声誉可好 (是否合适会议／活动) 视听设备是否理想 服务是否有效率、亲切 外观是否合适 环境是否整齐清洁 是否有良好的通讯设备 (电话、传真) 是否能提供良好的后勤空间 若是会议，隔间是否合适 音效是否合适 灯光是否合适

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会议名称 ( 定期会议 ) 议程

年 月 日___时 ___时 1. 上一次会议记录的宣读、修正、通过 15min 2. 报告事项 * A 10min *B 10min 3. 讨论事项 * A案由 30min 可行方案 * B案由 20min 可行方案 * C案由 15min 可行方案 4. 临时动议 15min 5. 休会 SUGGESTED ROOM SET UP MEETING * CONFERENCE * SEMINAR

小型讨论会

~ 32 ~ 秘书课程 2. 如何提高工作效率及行程会议安排

2. 会议记录

（1）会议名称

（2）开会／休会 日期、时间 （3）与会人员人数／名单 (人名) （4）报告／宣布事项 （5）提案／议案 讨论内容

结论 (决议之执行、任务分配) （6）临时动议 讨论内容 结论

3. 会议记录的用途与意义

（1）记录 （2）行动依据 （3）内部沟通

~ 33 ~ 秘书课程 2. 如何提高工作效率及行程会议安排

ABC COMPANY

BUDGET MEETING

Date： Time： Present： SALES Action/Deadline 1.Carpet of sales office will be replaced A. to obtain quotation/ July 15 2.Cost for two sets of personal computers C. to review/mimed is too high 3…………... ENGINEERING 1. 2. 3. ACCOUNTING 1. 2. 3. PERSONNEL 1. 2. 3. The meeting was adjourned at …… ( signature ) ~ 34 ~ 秘书课程 2. 如何提高工作效率及行程会议安排

4. 会前的确认 ( 请圈选 )

（1）会议／活动的种类

定期／不定期，内部会议／外宾参加会议，协调会议／业务会议 其它：______________________________ （2）会议／活动的功能

讨论会，教育训练，传播信息，收集信息，动脑会议，沟通感情 （3）会议／活动人数：_____________________人 （4）地 点：_______________________ （5）日 期：_______________________ （6）目 标：_______________________ （7）预 算：_______________________

可用经费：_____________________________ 费用：场 地：_______________________ 餐 饮：________________________ 视听器材：________________________ 印 刷 品：________________________ 住 宿：________________________ 交 通：________________________ 用 品：________________________ 布 置：________________________ 其 它：________________________

5. 流程管理

（1）时间进度与职责分配

请把从现在到开会期间 (平均) 分成三~四个阶段 月 日前

完成／进行工作项目 执行人

完成／进行工作项目 执行人

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月 日前

完成／进行工作项目 执行人

会议／活动后

进行工作项目 执行人

（2）工作检索明细

会场用品

6. 请为您的会议活动做一个议程或节目表

~ 36 ~ 秘书课程