新编商务秘书实务(2)实务练习及答案

项目二练习答案

子项目1

答案：

（1）办公室环境管理 （2）办公室布局与布置 （3）办公室的美化

（4）办公室健康与安全管理

子项目2

答案：

天地公司2013年第三季度会议时间表 （2013年7月——9月） 七月 第一周 王总：客户洽谈会 （上海，一周） 赵副总：办公会 （公司，周一） 刘副总：内部销售部门 工作会 （公司，周三） 赵副总：办公会 （公司，周一） 第二周 王总：客户洽谈会 （上海，一周） 赵副总：办公会 （公司，周一） 王总：产品订货会 （，一周） 刘副总：内部销售部门 工作会 （公司，周三） 赵副总：办公会 （公司，周一） 赵副总：办公会 （公司，周一） 第三周 赵副总：办公会 （公司，周一） 第四周 赵副总：办公会（公司，周一） 刘副总：内部销售部门 刘副总：内部销售部工作会 门工作会（公司，周（公司，周三） 三） 赵副总：办公会 赵副总：办公会（公（公司，周一） 司，周一） 赵副总：办公会 （公司，周一） 赵副总：分公司销售会办公会（公司） 赵副总：休假（一周） 备注 八月 九月 赵副总：办公会 （公司，周一） 子项目3

答案：

（1）不应该在铃声刚起就接电话，而应该在铃响2—3声时接听；

（2）接听电话应该要有礼貌的问候语，然后自报家门，而后询问对方信息；

（3）在接到打错的电话时，不应该直接说打错就挂电话，而是按照接听电话的基本程序先问候，在自报家门，再问对方信息。在知道对方是打错电话之后，可以强调本单位电话号码并提醒对方可能是打错了。

（4）不可以随便告诉别人领导的行踪及电话号码。

子项目4

答案：

（1）首先询问起火地点及火势等基本情况； （2）立马将此事汇报领导，等待领导指示； （3）安排公司消防工作的负责人进行抢险救灾； （4）拨打火警电话；

（5）坚守岗位，人不离岗人不离机，保持信息通畅。

子项目5

答案：

（1）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边， （2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条：

（3）各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌 子上面或伸手可以拿得到的抽屉里。

（4）公司印章放人办公桌带锁的抽屉内

（5）墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层．

课后练习题

答案：

一、单项选择题

1.D 2.C 3.A 4.C 5.B 6.A 7.C 8.B 9.C 10.A 11.C 12.D 13.D 14. C15.A 二、多项选择题

1. ACD 2. BD 3. ABC 4. ABCD 5. AC 6. AD 7. ABD 三、1.（略）

2. (1）无约接待的程序：

(2）接听电话的程序：

3. 徐秘书应该采用第四种方法，具体步骤为 (1）询问出事地点及现场基本情况； （2）拨打急救电话和报警电话；

（3）打电话给领导汇报情况，等候领导的指示； （4）坚守岗位，人不离岗人不离机，保持信息通畅。 四、工作技能题

1．布置办公室的程序如下：

（1）对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。

（2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定

其空间大小。

（3）根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。 （4）绘制办公室座位布置图，然后依图布置。 （5）对设备的安放提出合理建议。 2. 旅行计划包括

（1）时间：旅行出发、返回的时间，旅行过程中各项活动的时间和旅行期间就餐、休息时间。 （2）地点：旅行抵达的目的地（包括中转地），旅行过程中开展各项活动的地点和食宿地点。 （3）交通工具:出发、返回的交通工具,商务活动中使用的交通工具 （4）具体事项:商务活动内容，私人事务活动。 （5）备注:提醒上司注意的事项。 3. 传真步骤：

接通电源开关——检查机器是否处于“准备好”（READY）状态——将欲复印的原稿字面朝下放在原稿台导板上——摘取话机手柄，拨通对方电话号码，并等待对方回答——双方进行通话——通话结束后，由收方先按“启动”键——当听到收方的应答信号时，发方按“启动”键，文稿会自动进入传真机，开始发送文件——挂上话机，等待发送结束。

4. （略）